Hướng Dẫn Các Bước Lắp Đặt Máy Chấm Công Chính Xác

Máy chấm công là thiết bị không còn xa lạ với những người quản lý hiện nay bởi tính năng mà nó đem lại. Hình thức chấm công vân tay và thẻ từ được sử dụng khá phổ biến. Nhưng nếu công ty, doanh nghiệp của bạn vẫn chưa có một chiếc và bạn đang tìm hiểu thì không thể bỏ qua thông tin Hướng dẫn các bước lắp đặt máy chấm công chính xác tại đây.

Hướng dẫn các bước lắp đặt máy chấm công chính xác

Vai trò của máy chấm công trong việc quản lý

Máy chấm công giúp ghi nhận thời gian ra vào của các nhân viên một cách chính xác, nhanh chóng. Thiết bị được đánh giá cao trong vai trò quản lý một hệ thống chấm công nhân sự.

Với khả năng thu thập và quản lý dữ liệu chấm công của từng nhân viên trong hệ thống. Kiểm soát thông tin một cách chặt chẽ, xuất ra dưới các dạng file báo cáo bất cứ khi nào người quản lý muốn. Khi tích hợp với hệ thống cửa ra vào máy chấm công còn có chức năng kiểm soát chặt chẽ việc ra vào của nhân viên.

Giúp người quản lý tiết kiệm được thời gian, công sức và chấm công hay tính lương đảm bảo độ chính xác cao.

Vai trò của máy chấm công trong việc quản lý

Quy trình lắp đặt máy chấm công chính xác

1. Xem xét vị trí lắp đặt máy chấm công

- Vị trí lắp đặt máy chấm công cần đảm bảo sự thuận tiện trong quá trình chấm công khi đến và về của nhân viên.

- Khi lắp đặt xong thiết bị tiến hành kết nối tín hiệu giữa thiết bị chấm công và phần mềm được cài đặt trên máy tính.

- Khoảng cách lắp đặt máy đến máy tính thường nhỏ hơn 100m sẽ giúp việc kết nối máy tính trong mạng lan khi dùng chuẩn TCP/IP ổn định hơn.

2. Cài đặt dấu vân tay, thẻ từ cho người dùng

- Lấy dấu vân tay đối với máy chấm công bằng vân tay và mã ID đối với máy chấm công thẻ từ của từng nhân viên.

- Hướng dẫn người dùng cách sử dụng máy chuẩn nhất. Đảm bảo quy trình chấm công và bảo vệ sản phẩm máy chấm công có độ bền cao nhất.

Đăng ký vân tay trên máy chấm công

3. Đăng ký thông tin nhân viên

Lấy thông tin nhân viên bao gồm: tên tuổi, ngày tháng năm sinh, mã số nhân viên. Phân xưởng, tổ ca làm việc kết hợp với các hình thức nghỉ cài đặt trên phần mềm chấm công,…

Tổng số ngày công trong tháng, năm. Số ngày nghỉ trong tháng, năm. Số giờ làm thêm, thừa giờ....

Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công

- Cần làm đúng theo các quy trình hướng dẫn sử dụng máy chấm công.

- Chấm công đúng khung giờ được quy định, thao tác chấm công đúng để việc chấm công trở nên nhanh chóng và chuẩn xác nhất.

- Đối với các dòng máy chấm công vân tay thì nhân viên phải đảm bảo tay sạch sẽ không dính nước, mồ hôi hay  bụi bẩn trước khi chấm công. Với hình thức chấm công thẻ từ hay khuôn mặt  thì chỉ cần đứng trước máy và chấm công đúng hướng dẫn.

- Nên bảo quản thiết bị chấm công, tránh va đập và bị trầy xước. Thỉnh thoảng vệ sinh sạch sẽ bằng khăn mềm.

Những lưu ý khi sử dụng máy chấm công

- Bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo máy chấm công giá rẻ của bạn được sử dụng bền lâu.

- Khi có sự cố hỏng hóc không nên tự ý sửa chữa nếu còn trong thời gian bảo hành. Khi hết hạn bảo hành và máy bị lỗi ngoài tầm khắc phục thì nên gọi cho nhà cung cấp nhờ hỗ trợ.

Qua những thông tin được cung cấp ở trên chắc hẳn bạn đã hiểu hơn về các bước lắp đặt và lưu ý khi dùng máy chấm công rồi. Chúc bạn lựa chọn được sản phẩm phù hợp cho mình.

>>> Xem thêm:

- Ưu nhược điểm của máy chấm công thẻ từ
- Ưu nhược điểm của máy chấm công vân tay 

Xem thêm